Privacyverklaring Istia

Laatst bijgewerkt: 16 oktober 2026

ISTIA is een cloudplatform voor sportevenementen: inschrijvingen, betalingen, deelnemers, uitslagen en bijbehorende communicatie. In deze verklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, met wie we ze delen en welke rechten je hebt.

1. Wie zijn wij?

Istia Events in Motion B.V. (in oprichting), handelend onder de naam Istia
Midden Engweg 21
3882 TS Putten Nederland
E-mail: info@istia.io
Website: https://istia.io

2. Onze rol: verwerker én verantwoordelijke

Het is belangrijk om te weten in welke rol wij optreden.

• Deelnemers, bezoekers, crew en andere betrokkenen bij een evenement: de organisator van het evenement bepaalt waarom en hoe jouw gegevens worden gebruikt. De organisator is de verwerkingsverantwoordelijke. Istia is verwerker en verwerkt de gegevens uitsluitend in opdracht van de organisator, op basis van een verwerkersovereenkomst. Voor vragen over je inschrijving, je rechten of de bewaartermijn bij een specifiek evenement ben je in de eerste plaats aan de organisator van dat evenement.

• Contactformulier, klantrelatie, support en eigen website (istia.io): hier is Istia zelf verwerkingsverantwoordelijke.

3. Welke gegevens verwerken we en waarom?

We verwerken alleen de gegevens die minimaal nodig zijn om een evenement te laten verlopen, uitslagen te verwerken en je per e-mail te kunnen bereiken.

Geen ander gebruik. Wij gebruiken persoonsgegevens uitsluitend om ISTIA goed te laten werken: het leveren, beveiligen en ondersteunen van het platform. We verkopen gegevens niet, gebruiken ze niet voor reclame of profilering, gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen en geven ze niet aan derden voor andere doeleinden. Alleen geanonimiseerde en niet-herleidbare statistieken kunnen we gebruiken om het platform te verbeteren.

3.1 Deelnemers en inschrijvers (namens de organisator)

*De grondslag wordt uiteindelijk bepaald door de organisator als verwerkingsverantwoordelijke.

Wij vragen niet om meer gegevens dan nodig. Aanvullende gegevens (bijvoorbeeld geboortedatum, nationaliteit of clubnaam) worden alleen verwerkt als de organisator daar een duidelijke reden voor heeft, bijvoorbeeld voor klassenindeling.

3.2 Contactformulier op istia.io

Als je via de website je gegevens achterlaat, verwerken we je naam, e-mailadres en de informatie die je zelf over je evenement invult. Dit gebruiken we om contact met je op te nemen. Grondslag: gerechtvaardigd belang (je vraag beantwoorden) of het nemen van voorbereidende stappen voor een overeenkomst.

3.3 Foto's en startnummerherkenning (ISTIA Media)

Bij evenementen die gebruikmaken van ISTIA Media worden foto's van het evenement geanalyseerd met kunstmatige intelligentie (AI) om startnummers te herkennen. Zo kunnen deelnemers hun eigen foto's terugvinden.

• De herkenning is gebaseerd op het startnummer, niet op gezichten.

• Wij passen geen gezichtsherkenning toe en verwerken geen biometrische gegevens.

• Voor de beeldanalyse maken we gebruik van Microsoft Azure (AI-diensten). De analyse vindt plaats binnen een Nederlandse Azure-regio.

• Microsoft treedt op als subverwerker en gebruikt de beelden niet om eigen modellen te trainen.

• Foto's worden gekoppeld aan een startnummer en daarmee aan de betreffende deelnemer binnen het evenement.

3.4 E-mailcommunicatie (ISTIA Comms)

Voor het versturen van e-mails (bijvoorbeeld bevestigingen, uitslagen, praktische informatie voor het evenement) gebruiken we het platform SendPulse. Hiervoor delen we alleen je naam en e-mailadres, en de inhoud van het bericht. Dit zijn service-e-mails over het evenement waarvoor je je hebt ingeschreven. Voor commerciële mailings of nieuwsbrieven vragen we vooraf toestemming, en je kunt je altijd afmelden via de link in de e-mail.

3.5 Websitebezoek

Onze website gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn voor de werking, zoals je taalkeuze en de weergavemodus (licht of donker). Hiervoor is geen toestemming nodig. We plaatsen geen analytische of tracking-cookies en tonen geen advertenties.

3.6 Klantrelatie, support en consultancy (Istia als verantwoordelijke)

Als organisator of andere zakelijke relatie verwerken we de gegevens van contactpersonen: naam, functie, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer, factuurgegevens en de inhoud van onze communicatie, waaronder supporttickets en e-mails. Als we je op afstand of op locatie ondersteunen, kunnen we daarbij tijdelijk gegevens op je scherm zien. We gebruiken dit om onze overeenkomst uit te voeren, te factureren, support en advies te geven en wettelijke verplichtingen na te komen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichting (administratie) en ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening te verbeteren en te beveiligen.

4. Met wie delen we gegevens?

We verkopen jouw gegevens nooit. We delen gegevens alleen met:

Met al onze verwerkers hebben we afspraken vastgelegd over beveiliging en vertrouwelijkheid in een verwerkersovereenkomst.

5. Waar worden gegevens opgeslagen?

Alle persoonsgegevens die we in ons platform opslaan (database en website), staan op servers in Nederland bij Snel.com B.V. Voor het versturen van e-mail gebruiken we SendPulse. Zij verwerken alleen de gegevens die nodig zijn om het bericht te versturen (naam, e-mailadres en inhoud). SendPulse werkt met datacenters in de EU, maar de contractpartij is een Amerikaanse onderneming (SendPulse Inc.). Voor die doorgifte gelden de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen. Betaalproviders (SumUp, Mollie en Pay.nl) verwerken betalingsgegevens, zoals je kaart- of bankgegevens, rechtstreeks en onder hun eigen privacyverklaring. Wij zien en bewaren die gegevens niet en ontvangen alleen de status van de betaling. De betaling loopt rechtstreeks tussen jou, de betaalprovider en de organisator; er gaat geen geld via Istia. Als een andere dienstverlener gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, doen we dit alleen met passende waarborgen.

6. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Hieronder staan onze standaardtermijnen. De organisator kan, als verantwoordelijke, een andere termijn afspreken.

Na afloop van de termijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

7. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen (HTTPS), toegangsbeperking op basis van rol, en het beperken van gegevens tot wat strikt noodzakelijk is. Toegang tot beheeromgevingen is beveiligd met meerfactorauthenticatie (MFA/2FA). [Vul aan met overige maatregelen die echt zijn ingericht, zoals back-ups en logging.]

Versleutelde opslag. Persoonsgegevens worden in versleutelde vorm opgeslagen. In onze beheeromgeving en in de gewone werkwijze van ons supportteam zijn ze daardoor niet leesbaar. Gegevens worden alleen leesbaar getoond aan de organisator van het evenement en aan de personen die de organisator daarvoor binnen het platform bevoegd heeft gemaakt, zoals crew of vrijwilligers.

Support. Voor ondersteuning heeft ons supportteam normaal gesproken geen toegang tot leesbare persoonsgegevens. Ondersteuning op afstand of op locatie gebeurt alleen met toestemming van de organisator. Maakt de organisator daarbij zelf gegevens zichtbaar, bijvoorbeeld door een scherm te delen, dan gebruiken we die uitsluitend voor het oplossen van het probleem.

Wanneer gegevens tijdelijk leesbaar moeten zijn. Voor bepaalde functies moeten gegevens tijdelijk leesbaar zijn voor het systeem dat de taak uitvoert, bijvoorbeeld bij het versturen van een e-mail (SendPulse) of het herkennen van startnummers op foto's (Azure). Dat gebeurt geautomatiseerd, alleen voor dat doel en binnen de afspraken met deze verwerkers.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien;

• onjuiste gegevens te laten corrigeren;

• je gegevens te laten verwijderen;

• de verwerking te laten beperken of bezwaar te maken;

• je gegevens over te laten dragen (dataportabiliteit);

• toestemming die je hebt gegeven weer in te trekken.

Een verzoek over een specifiek evenement kun je indienen bij de organisator of bij ons via info@istia.io. Als je je tot ons wendt, geven we het verzoek zo nodig door aan de organisator. We reageren binnen één maand.

9. Klacht

Kom je er met ons niet uit? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op istia.io. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je rechtstreeks.